Cuarta Parte: Trámites de Constitución y Puesta en Marcha

Capítulo 8: La puesta en marcha de la empresa

Registro Mercantil

Trámites aplicables a las sociedades mercantiles y de economía social.
Los Empresarios Individuales pueden acceder al Registro Mercantil pero su inscripción no es obligatoria. Lo mismo ocurre con la Sociedad Civil: para acceder al Registro Mercantil el contrato de constitución deberá formalizarse en escritura pública (otorgada ante notario), de otro modo es suficiente con el contrato privado.

La Comunidad de Bienes no tiene acceso a este Registro, aunque el contrato de constitución también puede ser público o privado.

Localizador de Registros mercantiles

Menú: Registros Mercantiles – Direcciones

Trámites para la puesta en marcha de una empresa.
Trámites Plazo y Validez Lugar
Certificación negativa de la denominación social Expedida la certificación de que no figura la denominación solicitada, ésta quedará registrada a nombre del interesado o beneficiario de la misma durante el plazo de 6 meses contados desde la fecha de expedición. 
La certificación negativa tendrá un plazo de vigencia de tres meses a efectos de otorgamiento de escrituras, contados desde la fecha de su expedición por el Registrado Mercantil Central. 
Caducada la certificación, el interesado podrá solicitar la renovación con la misma
denominación (acompañado de la certificación caducada).
4 meses para cooperativas.

Registro Mercantil Central

Cooperativas: Unidad Central de Registro de Cooperativas Andaluzas

Solicitar la certificación Online

Otorgamiento de escritura pública Inmediata Notaría
Inscripción registral Sociedades mercantiles y cooperativas 1 mes desde la escritura
Sociedades laborales 2 meses

Sociedades Mercantiles: Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

Cooperativas: Registro de Sociedades Cooperativas del domicilio social.

Legalización de libros de sociedades mercantiles Deben presentarse dentro de los cuatro meses después del cierre del ejercicio
El registrador procederá a su legalización dentro de los 15 días siguientes a su presentación
Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

Hacienda

Trámites comunes a todo tipo de empresas, independientemente de su forma jurídica: empresarios individuales, comunidades de bienes, sociedades civiles, sociedades mercantiles, cooperativas y sociedades laborales.

Localizador de Delegaciones de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Menú: La Agencia Tributaria – Direcciones y teléfonos Oficina Virtual Tributaria.

Trámites necesarios en Hacienda para la puesta en marcha de una empresa
Trámite Documentación a aportar Plazo o validez Lugar
Código de identificación Fiscal Modelo 036

Plazo: 30 días desde el otorgamiento de la escritura de constitución o de la certificación negativa del nombre.

Validez: 6 meses.

Delegación AEAT
Declaración de Alta en Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Modelo 840

Modelo 036 si es de aplicación la exención.

Plazo: 10 días antes del inicio de actividad, o de un mes desde el inicio si no hay exención.

Validez: 1 año.

Delegación AEAT
Declaración Censal Modelo 036

Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura de constitución.

Validez: 6 meses.

Delegación AEAT
Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD) Modelo 600 Plazo: 30 días desde el otorgamiento de la escritura de constitución. Consejería o Delegaciones provinciales de Hacienda y Administración Pública de la Junta de Andalucía.
Obtención del CIF definitivo Plazo: una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil y dentro de los 6 meses desde la obtención del provisional, en su caso.   Delegación AEAT

Trabajo y Seguridad Social

Trámites comunes a todo tipo de empresas, independientemente de su forma jurídica: empresarios individuales, comunidades de bienes, sociedades civiles, sociedades mercantiles, cooperativas y sociedades laborales.

Información general de Seguridad Social.
Menú: Oficina Virtual -Sistema Red -Trámites y Gestiones – Empresarios

Comunicación telemática de contratos y variaciones. Consultar la oficina electrónica del Servicio Público de Empleo Estatal.
 

Trámites a realizar en Trabajo y Seguridad Social para la puesta en marcha de una empresa
Trámite  Plazo Lugar
Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social Antes de efectuar contrataciones de persona por cuenta ajena. Administración de la Seguridad Social.
Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) Dentro de los 30 días naturales siguientes al inicio de actividad. El alta causa efecto a partir del día primero del mes natural en que se inicie la actividad. Administración de la Seguridad Social.
Alta de los Trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General Con anterioridad al comienzo de la relación laboral. Administración de la Seguridad Social.
Comunicación de apertura del centro de trabajo Dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad. Dirección Provincial Ministerio de Trabajo
Legalización de los libros de matrícula (potestativo) y de visita   Dirección Provincial Ministerio de Trabajo
Presentación de los contratos de los trabajadores Dentro de los 10 días siguientes a su concertación. Oficina del INEM

Ayuntamiento

Trámites comunes a todo tipo de empresas, independientemente de su forma jurídica: empresarios individuales, comunidades de bienes, sociedades civiles, sociedades mercantiles, cooperativas y sociedades laborales.

Es importante efectuar, como paso previo, una consulta al Ayuntamiento con el fin de asegurarse de que, urbanísticamente, el local elegido permite el uso o actividad objeto del negocio.

Trámites a realizar en el Ayuntamiento para la puesta en marcha de una empresa
Trámite Plazo Lugar
Licencia de obras Puede ejecutarse hasta 6 meses después de concedida la licencia. Ayuntamiento correspondiente al local donde vaya a realizarse la obra.
Licencia de apertura: para actividades inocuos y clasificadas La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a  la concesión de la licencia. Ayuntamiento correspondiente al local donde vaya a desarrollarse la actividad.
Cambio de titularidad de un negocio La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a  la concesión de la licencia. Ayuntamiento correspondiente al local donde vaya a desarrollarse la actividad.
Cambio de actividad (solo en actividades inocuas) La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a  la concesión de la licencia. Ayuntamiento correspondiente al local donde vaya a desarrollarse la actividad.

La Licencia de apertura para actividades clasificadas es informada con carácter preceptivo y vinculante por la Consejería de Medio Ambiente.

Medio Ambiente

Consultar la legislación ambiental en la web del Ministerio de Medio Ambiente.

Consultar la web de la Fundación Entorno: Consejo Empresarial Español para el Desarrollo Sostenible.
 

Trámites a realizar en medio ambiente para la puesta en marcha de una empresa
Trámite Documentación a aportar

Autorización ambiental integrada.

Las instalaciones en las que se desarrolle alguna de las actividades industriales incluidas en el Anexo I de la Ley 16/2002 (Ley IPPC).

La solicitud de autorización ambiental integrada debe de acompañarse de la siguiente documentación: el Proyecto ambiental básico, el informe municipal de compatibilidad urbanística, la documentación exigida por la legislación de aguas y por la legislación de costas para la autorización de vertidos, y el estudio de impacto ambiental en su caso.

Evaluación del impacto ambiental.

Las obras o instalaciones de las actividades enumeradas en el Anexo I de la Ley 6/2001.

La solicitud se tramita ante el órgano competente para la autorización o realización del proyecto-“organismo sustantivo”. Si no existe tal organismo sustantivo se tramita directamente ante el órgano ambiental. La documentación consiste en: Proyecto técnico, y estudio de impacto ambiental. Si la instalación requiere Autorización ambienta integrada se tramitan y resuelven a la vez.
Autorización de vertido de aguas residuales al Dominio Público marítimo terrestre. Es necesaria la solicitud acompañada de la identidad del peticionario y del proyecto técnico, por triplicado. En los casos que sean necesarias instalaciones para los vertidos que ocupen el dominio público marítimo terrestre debe
también solicitarse la concesión de ocupación del mismo.
Autorización de vertido de aguas residuales al Dominio Público Hidráulico. Es necesaria una solicitud y el proyecto técnico de las obras e instalaciones de depuración. En determinados casos será necesaria la paralela tramitación de concesiones para uso privativo de DPH.
Autorización de vertidos a sistemas públicos de saneamiento realizado directamente a colectores o instalaciones de depuración de competencia autonómica. Es necesaria solicitud acompañada de un proyecto técnico.
También es necesario presentar el proyecto de la instalación de tratamiento previo al vertido y las actuaciones y medidas previstas en los casos de emergencia o peligro.

 

Trámites Específicos

Son aquellos trámites que están relacionados con la actividad a desarrollar en sí misma, independientemente de la forma jurídica.

Trámites específicos a realizar para la puesta en marcha de una empresa
Tipo de Actividad Trámite Lugar
Bares, cafeterías, restaurantes  establecimientos hoteleros Autorización de apertura Dirección General de Turismo de las comunidades autónomas
Agencias de viaje Solicitud del título de licencia Dirección General de Turismo de las comunidades autónomas
Sociedades de inversión mobiliaria de capital fijo y capital variable Autorización de constitución Dirección General del Tesoro y Política Financiera (Ministerio de Economía y Hacienda)
Actividades industriales, talleres de reparación, almacenes de sustancias tóxicas o peligrosas, empresas de fabricación de cualquier producto Registro industrial Dirección General de Industria, Energía y Minas de las comunidades autónomas
Marcas, patentes, nombres comerciales, signos distintos, modelos industriales Registro de la propiedad industrial Oficina Española de Patentes y Marcas (Ministerio de Industria, Turismo y Comercio)
Empresas de seguridad Registro Secretaría de Estado de Seguridad (Ministerio del Interior)
Industrias y establecimientos alimentarios (No detallistas, supermercados o hipermercados) Registro Servicio Regional de la Salud
Empresas de material de juego (todas) Registro Comisión Nacional del Juego (Ministerio del Interior)
Actividades de la construcción, instalaciones y/o reparaciones eléctricas, sector madera y corcho y actividades de ingeniería y consulta Documentación de calificación empresarial Dirección General de Industria, Energía y Minas de las comunidades autónomas
Personas físicas que se dediquen a instalaciones eléctricas, de gas, climatización y de aparatos de presión Carnet o certificado Dirección General de Industria, Energía y Minas de las comunidades autónomas

 

Capítulo 9: Trámites de constitución según la forma jurídica

Empresario individual

Proceso de constitución:

Trámites para ejercer la actividad:

Colectividades sin personalidad jurídica: Comunidad de bienes, Sociedad civil

Proceso de constitución:

Trámites para ejercer la actividad:

Sociedades Mercantiles: Sociedad colectiva, Sociedad Comanditaria simple, Sociedad Comanditaria por acciones, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada y Sociedad Limitada Nueva Empresa

Proceso de constitución:

Trámites para ejercer la actividad:

Nota: en la Sociedad Limitada Nueva Empresa el paso previo para su constitución es la obtención de la denominación social.

Sociedades Mercantiles especiales: Sociedad Laboral, Sociedad Cooperativa, Sociedades de Garantía Recíproca, Entidades de Capital-Riesgo y Agrupaciones de Interés Económico

Trámites para ejercer la actividad:

Capítulo 10: Constitución de empresas por internet

Desde el año 2003 la normativa que regula las sociedades limitadas ofrece la posibilidad de realizar los trámites de constitución y puesta en marcha de la Sociedad Limitada de Nueva Empresa (SLNE) por medios telemáticos, evitando así desplazamientos al emprendedor y produciendo un ahorro sustancial de tiempos y costes (Real Decreto 682/2003, de 7 de junio). Esta posibilidad se extiende en el año 2006 a las Sociedades de Responsabilidad Limitada en general (Real Decreto 1332/2006, de 21 de noviembre) y en el año 2010 a los Empresarios Individuales (Real Decreto 368/2010, de 26 de marzo).

Para ello el emprendedor deberá dirigirse a los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) en los que se le asesorará en todo lo relacionado con la definición de su proyecto empresarial y se le permitirá iniciar los trámites de constitución y puesta en marcha del mismo por medios telemáticos, o bien podrá iniciar dichos trámites por si mismo a través del área emprendedor del portal web CIRCE.

El Sistema de Tramitación Telemática (STT) del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) es un sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos que, a través del Documento Único Electrónico (DUE), llevará a cabo el intercambio de la documentación necesaria para la creación de empresas. Más información sobre el proceso de constitución de empresas a través de internet.

Los puntos de Tramitación Empresarial (PAIT) son oficinas dependientes de las  Administraciones Públicas y entidades públicas y privadas, así como de colegios profesionales, organizaciones empresariales y cámaras de comercio.
También realizan funciones de PAIT los centros de Ventanilla Única Empresariales (VUE).

El PAIT tiene una doble misión: 

  • Prestar servicios presenciales de información y asesoramiento a los emprendedores en la definición y tramitación telemática de sus iniciativas empresariales, así como durante los primeros años de actividad de la Sociedad de Responsabilidad Limitada. 
  • Iniciar el trámite administrativo de constitución de la sociedad a través del Documento Único Electrónico (DUE).

Empresa 24 horas: El objetivo de este programa es ayudar al emprendedor a poner en marcha su proyecto empresarial, reduciendo el tiempo y los trámites que conlleva la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada.
Para ello se han creado previamente sociedades limitadas con un objeto social muy amplio, de manera que abarca prácticamente todas las actividades, con domicilio social en alguna de las provincias andaluzas y con garantía de no actividad. Estas sociedades pueden ser adquiridas, telemáticamente, por una o más personas físicas.

Capítulo 11: Regímenes de la seguridad social a aplicar según la forma jurídica de la empresa

El Sistema de la Seguridad Social es un conjunto de regímenes a través de los cuales el Estado garantiza a las personas comprendidas en su campo de aplicación, por realizar una actividad profesional, o por cumplir los requisitos exigidos en la modalidad no contributiva, así como a los familiares o asimilados que tuvieran a su cargo, la protección adecuada en las contingencias y situaciones que la ley define.
Localizador de Administraciones de la Seguridad Social.

Régimen General: para trabajadores por cuenta ajena

En esta modalidad, la cotización a la Seguridad Social incluye:

  • Protección ante Contingencias Comunes (sanidad, jubilación).
  • Protección ante el Desempleo.
  • Fondo de Garantía Salarial.
  • Formación Profesional.
  • Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional.

La obligación de cotizar nace desde el momento en que se inicia la relación laboral, y deberá efectuarse dentro del mes siguiente al del inicio de dicha relación. Se puede solicitar el aplazamiento y/o fraccionamiento del pago en la Tesorería General de la Seguridad Social.

La cuota de la Seguridad Social es el importe que resulta de aplicar a la “base de cotización”, correspondiente a cada trabajador, el tipo o porcentaje que cada año se establece para cada contingencia protegida. El empresario debe cumplimentar los boletines de cotización y presentarlos mensualmente en las oficinas recaudatorias o entidades financieras autorizadas.

Las bonificaciones y reducciones de cuotas se aplicarán directamente sobre la parte de la cuota patronal correspondiente a contingencias comunes en el momento de abonar la liquidación de las cuotas mensuales. Para tener derecho a estas deducciones es necesario haber registrado el modelo oficial de contrato laboral al efecto en las oficinas del INEM.

Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

En el caso de los trabajadores por cuenta propia el interesado puede elegir entre una base mínima y máxima. Para la elección de la base, en los valores máximos influye la edad del trabajador por cuenta propia o autónomo. Opcionalmente puede contratar la cobertura de la Incapacidad Temporal (IT) y de la Enfermedad Profesional (EP).

Se abonará por mensualidades (en el período voluntario) coincidiendo con los meses naturales del año y su importe se ingresará dentro del mismo mes al que corresponda su devengo. Los pagos de cuotas fuera de plazo tendrán un recargo del 5%, 20% y 35%. La liquidación e ingreso de las cuotas se llevará a cabo mediante la presentación del “Boletín de cotización” ante las oficinas recaudadoras (Cajas de Ahorro, Bancos, Oficinas de Correos, etc.), pudiendo domiciliar el pago en cualquiera de las entidades financieras que actúan como tales.

Normalmente existen bonificaciones en la cuota de los trabajadores que en el momento del alta inicial estén comprendidos en ciertos tramos de edad.
Las condiciones de aplicación suelen variar con carácter anual coincidiendo con la entrada en vigor la legislación presupuestaria, por lo que deben consultarse las posibles variaciones en el mes de enero de cada año.

Para las personas con un grado  de discapacidad superior o igual al 33 % y que causen alta inicial en el Régimen Especial de Trabajadores por cuenta Propia o Autónomos (RETA) existe una bonificación del 50% correspondiente a la base mínima de cotización del régimen especial de trabajadores por cuenta propia durante los 5 primeros años.

Régimen a aplicar atendiendo a la forma jurídica

Empresario Individual

El empresario individual estará sujeto al Régimen Especial de Autónomos o al régimen especial que corresponda, dependiendo del tipo de actividad que realice cuando la lleve a cabo de forma personal y directa, en cuyo caso deberá afiliarse si no lo estuviera con anterioridad y darse de alta en el régimen correspondiente.

Para proceder a contratar a trabajadores tendrá que inscribirse como empresa en la Seguridad Social y afiliar, en su caso, y dar de alta a los mismos en las condiciones, con los requisitos, las formalidades y en los plazos establecidos legalmente.

Sociedad Civil

Los socios-industriales (los cuales aportan su trabajo) de la Sociedad Civil se encuadrarán dentro del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, o del régimen especial de Seguridad Social que por su actividad corresponda.

Los trabajadores por cuenta ajena que la sociedad tenga a su cargo, estarán en el Régimen General de la Seguridad Social. La sociedad tendrá la obligación de estar inscrita en la Seguridad Social y practicar la afiliación/ alta de los trabajadores.

Comunidades de Bienes

Los trabajadores miembros de comunidades de bienes que acrediten por su trabajo los requisitos del RETA  o de otro régimen especial, estarán en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, o en el régimen especial de la Seguridad Social que por su actividad les corresponda.

Si por el contrario acreditan la existencia de una relación laboral con la comunidad de bienes se encuadrarán en el Régimen General de la Seguridad Social.

Para los miembros de comunidades de bienes que sólo aporten bienes y limiten su responsabilidad a los mismos, no tendrán que encuadrarse en el Sistema de la Seguridad Social por esa concreta condición.

Sociedades mercantiles capitalistas SA y SL

Régimen de la Seguridad Social aplicable a socios trabajadores

Régimen General:

  • Cuando no sean administradores sociales.
  • Cuando sean administradores pasivos o consejeros no ejecutivos.
  • En ambos supuestos se exige que no posean un control efectivo, directo o indirecto de la sociedad.

Régimen General (sin desempleo ni FOGASA):

  • Cuando el socio trabajador sea administrador activo o consejero ejecutivo retribuí- do, siempre que no posea el control efectivo de la sociedad.

Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA):

  • Cuando posean un control efectivo de la sociedad.

Régimen de la Seguridad Social aplicable a Administradores de Sociedades Mercantiles

Regimen General (no cotizan al desempleo, ni al FOGASA, por tanto carecen de estas prestaciones):

No tienen un control efectivo de la sociedad. Sus retribuciones lo son:

  • Por el desempeño del cargo.
  • Por su condición de trabajadores por cuenta ajena.

Regimen Autonomos:

Con control efectivo de la sociedad:

  • Por su participación igual o superior al 25%
  • Por la participación del 50% o superior a través de la participación de familiares con los que conviva hasta el 2.º grado.

Los Administradores Pasivos o Consejeros no Ejecutivos están excluidos del sistema de Seguridad Social, al realizar funciones meramente consultivas o de asesoramiento sin relevancia lucrativa.

Régimen de la Seguridad Social aplicable a Personal de Alta Dirección

Régimen general:

  • Cuando no sean administradores sociales.
  • Cuando sea administrador pasivo o consejero no ejecutivo y no posea el control efectivo, directo, o indirecto, de la sociedad.

Régimen general (sin desempleo, ni FOGASA):

  • Cuando sea además administrador activo o consejero ejecutivo y no posea el control efectivo, directo o indirecto, de la sociedad.

Régimen de la Seguridad Social aplicable a Trabajadores No socios

Régimen general

  • Trabajadores no socios con relación laboral ordinaria o especial.

Régimen general (sin desempleo, NI FOGASA)

  • Trabajadores no socios con relación laboral ordinaria o especial, que sean además administradores activos sin control efectivo de la sociedad.

Régimen Especial De Trabajadores Autónomos

  • Trabajadores no socios con relación laboral ordinaria o especial que posean el control efectivo de la sociedad, a través de familiares socios con las que conviva que posean el 50% o más del capital social.

Sociedades Laborales

Régimen General:

  • Cuando no sean administradores sociales.
  • Cuando sean administradores pasivos o consejeros no ejecutivos.

Régimen General (sin desempleo, ni FOGASA):

  • Cuando sean además administradores activos o consejeros ejecutivos retribuidos por el desempeño del cargo.

Régimen Especial De Trabajadores Autónomos:

  • Cuando su participación en el capital social, junto con la participación que posean los familiares hasta el segundo grado con los que convivan, alcance o supere el 50%, salvo que acredite que el ejercicio del control efectivo de la sociedad requiere el concurso de personas ajenas a las relaciones familiares.

Sociedades Cooperativas

Los socios trabajadores de sociedades cooperativas tendrán que regirse por la opción que escoja la Cooperativa entre el Régimen General o bien el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

A los trabajadores no socios de las cooperativas les será de aplicación el Régimen General de la Seguridad Social.

Capítulo 12: Contratación de trabajadores

¿Cuáles son las obligaciones laborales del empresario?

Una vez constituida la empresa, el empresario que quiera contratar trabajadores está obligado a:

  • Registrar los contratos en las oficinas de empleo.
  • Comunicar las contrataciones efectuadas a la representación legal de los trabajadores.
  • Inscribirse como empresario en la Seguridad Social.
  • Afiliar o dar de alta a los trabajadores que entren a su servicio, e ingresar las cotizaciones correspondientes.

¿Existe legalmente algún tiempo límite para que se dé de alta la empresa y los trabajadores en la Seguridad Social?

La empresa y los trabajadores deben estar dados de alta en la Seguridad Social un día antes de que estos últimos comiencen a prestar sus servicios en la empresa. No existe límite para mantener la situación siempre y cuando los trabajadores no hayan comenzado a prestar servicios en la empresa.

¿Cómo se articula el pago de las cuotas correspondientes al Régimen General?

En este régimen, las cotizaciones a la Seguridad Social se realizan parcialmente por el empresario y por el trabajador. El personal se clasifica en categorías laborales y profesionales, cada una de las cuales tiene unas bases máximas y mínimas, por lo general revisadas anualmente. Sobre esta base se aplican los tipos de cotización correspondientes a empleador y empleado.

¿En qué consiste la obligación del empresario en lo que se refiere a la prevención de riesgos laborales?

El empresario debe garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, para lo cual deberá:

  • Evitar los riesgos en la medida de lo posible.
  • Evaluar aquellos riesgos que sean inevitables. Esta evaluación se efectuará al inicio de la actividad o cuando se modifiquen las condiciones de trabajo. 
  • Planificar y aplicar la actividad preventiva. En el marco de esta actividad preventiva podemos destacar acciones tales como:
  • Valorar las repercusiones que tengan las decisiones y actividades de la empresa sobre la seguridad y la salud de los trabajadores.
  • Asegurar una protección suficiente y adaptada a las diferentes condiciones de los trabajadores de la empresa (en particular en relación a las trabajadoras en situación de embarazo o parto reciente, menores de edad o aquellos trabajadores especialmente sensibles a determinados riesgos).
  • Establecer procedimientos de formación para los trabajadores y sus representantes.
  • Planificar las medidas a adoptar ante posibles situaciones de emergencia.
  • Establecer canales para recibir propuestas y sugerencias de los trabajadores y sus representantes.

Información sobre contratos y descarga de modelos.